Elektronische Meldepflicht für Kassensysteme

Gemäß § 146a Abs. 4 AO müssen Kassensysteme ab dem 1.1.2025. dem zuständigen Finanzamt elektronisch gemeldet werden. Die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme in Deutschland ist Teil der Maßnahmen zur Bekämpfung von Manipulationen und Steuerhinterziehung im Kassenbereich.

Wesentliche Punkte zur Meldepflicht für Kassensysteme in Deutschland

1. Meldung beim Finanzamt: Unternehmen, die elektronische Kassensysteme oder Registrierkassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verwenden, sind verpflichtet diese Systeme pro Betriebsstätte bei ihrem zuständigen Finanzamt zu melden.

2. Elektronische Übermittlung: Die Meldung muss elektronisch über das Mein ELSTER-Portal erfolgen.

3. Angaben zur Kasse: Bei der Meldung sind bestimmte Informationen zu übermitteln, darunter:
○ Art des Kassensystems
○ Seriennummer der Kasse
○ Zertifikat der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
○ Datum der Anschaffung/Inbetriebnahme

4. Fristen: Der Steuerpflichtige ist ab 01.01.2025 mit einer Frist bis längstens 30.06.2025 die geforderten Daten zu übermitteln.

5. Pflicht zur Verwendung der TSE: Alle Kassensysteme müssen mit einer TSE ausgestattet sein, die dafür sorgt, dass alle Kassenvorgänge manipulationssicher aufgezeichnet und für Prüfungen bereitgestellt werden können.
6. Elektronische Aufzeichnungssysteme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO). Dies gilt auch für Systeme, die ab diesem Datum außer Betrieb genommen werden. Wichtig: Bei der Meldung der Außerbetriebnahme elektronischer Aufzeichnungssysteme muss zuvor die Anschaffung gemeldet werden.

Die efsta Timeline zur Meldepflicht im Überblick

1.10.2024 ->

Datenvervollständigen / Kontrolle

Unternehmensdaten- Kontaktdaten können vom efsta Partner oder dem steuerpflichtigen Endkunden vervollständigt werden mit Hilfe einer Export-Importmöglichkeit. Ziel dieser Datenprüfung ist es, alle gesetzlich geforderten Daten zur Erfüllung der Meldepflicht erfasst / validiert zu haben.

Partner werden informiert, wenn für das AO§146-Formular obligatorische Daten fehlen. Diese Daten müssen im efsta Portal erfasst werden, damit wir Ihre XML-Datei automatisch erstellen können.

1.12.2024 ->

Erstellung des Initial Elster-AO§146-XML-Exports

‍Automatisierte XML Erstellung für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen.

Automatische E-Mail-Benachrichtigung an alle Unternehmen (durch efsta), damit der XML-Export auf Gültigkeit überprüft werden kann.

1.1.2025 ->

Erste AO§146 XML-Uploads sind jetzt über MeinElster möglich

‍‍Nach einer Kontrolle/Validierung der XML-Datei durch den Steuerpflichtigen können die Dateien direkt über ihr MeinElster-Konto hochgeladen werden.

30.06.2025

Stichtag/Frist zur Erfüllung der Meldepflicht mittels MeinElster-XML-Upload an 30.06.2025

‍Jedes steuerpflichtige Unternehmen muss seine aktuelle XML-Datei hochgeladen haben.

Meldepflichtige Änderungen von Standorten, Registrierkassen oder TSEs werden wöchentlich von efsta per E-Mail an alle betroffenen Unternehmen gesendet, zusammen mit einem entsprechenden Link zur neuen XML-Datei, die innerhalb von 30 Tagen in MeinELSTER hochgeladen werden muss.

XML-Daten für Steuerpflichtige

Compliance as a Service mit efsta – einfache Bereitstellung der Meldedaten für den Upload in Mein ELSTER bzw. ERiC-Schnittstelle

Die XML-Daten sind so formatiert, dass ein Upload über das Programm „Mein ELSTER“ oder der ERiC-Schnittstelle, für den Steuerpflichtigen, möglich sein wird! Das ist Compliance as a Service!

Die XML-Datei kann über die efsta-Portal-API oder über das efsta-Portal heruntergeladen und eingesehen werden. Hierfür erhält der Steuerpflichtige eine E-Mail mit einem Link (ohne Login) zur XML- Datei, mit einer Übersicht der meldepflichtigen Informationen. Das steuerpflichtige Unternehmen muss die Daten auf ihre Richtigkeit mit Hilfe eines efsta XML Viewers hin überprüfen. Sollten Änderungen der Unternehmensdaten oder Betriebsstätten notwendig sein, so sind diese im efsta-Portal vorzunehmen.

Ab dem 01.10.2024 steht eine Export- und Importfunktion für Unternehmensdaten sowie deren E-Mail-Adressen zur Verfügung, um die Aktualisierung der E-Mail-Adressen bis Jahresende zu erleichtern.