Datenerfassungs - Protokoll

Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) ist eine fortlaufende, manipulationssichere Datei, die alle Kassentransaktionen aufzeichnet. Jede Transaktion, die über eine Registrierkasse abgewickelt wird (z. B. Barverkauf, Storno, Erstattung), wird im DEP festgehalten. Dieses Protokoll muss jederzeit von den Finanzbehörden ausgelesen und überprüft werden können.

Das DEP enthält nicht nur die Transaktionsdaten selbst, sondern auch die digitale Signatur jeder Transaktion, die sicherstellt, dass die Daten unverändert und vollständig sind.

Jeder Eintrag im DEP enthält mehrere wichtige Informationen, die sicherstellen, dass die Daten sowohl nachvollziehbar als auch manipulationssicher sind. Diese Daten umfassen:

Fortlaufende Transaktionsnummer

Jede Transaktion erhält eine eindeutige Nummer, die fortlaufend vergeben wird. Dies sorgt für eine lückenlose Dokumentation der Reihenfolge der Geschäftsvorfälle.

Zeitstempel der Transaktion

Der genaue Zeitpunkt, zu dem die Transaktion stattgefunden hat, wird im Protokoll festgehalten.

Bruttobetrag der Transaktion

Der Betrag der jeweiligen Transaktion, inklusive Steuern, wird erfasst.

Signatur der Transaktion

Jede Transaktion wird durch die Signaturerstellungseinheit (SEE) mit einer digitalen Signatur versehen. Diese Signatur wird im DEP gespeichert und sorgt dafür, dass nachträgliche Änderungen an der Transaktion erkennbar sind.

Verkettung der Transaktionen

Jede neue Transaktion im DEP enthält den Hash-Wert der vorherigen Transaktion. Diese Verkettung macht das DEP fälschungssicher, da jede Veränderung an einer früheren Transaktion die Kette unterbrechen würde und leicht erkennbar wäre.

Weitere Transaktionsinformationen

Dazu gehören spezifische Angaben zu Steuerklassen, Stornierungen, Erstattungen oder anderen Sondertransaktionen.

Das Datenerfassungsprotokoll unterliegt strengen Aufbewahrungspflichten. Laut RKSV müssen die Daten des DEP für sieben Jahre revisionssicher aufbewahrt werden, damit sie bei einer Steuerprüfung jederzeit verfügbar sind.

Es gibt zwei Anforderungen an die Speicherung des DEP:

Sichere Speicherung

Das DEP muss manipulationssicher (revisionssicher) aufbewahrt werden. Dies bedeutet, dass das Kassensystem das DEP kontinuierlich speichern und gegen Datenverlust oder unbefugte Änderungen sichern muss.

Bereitstellung im Prüfungsfall

Auf Anforderung der Finanzbehörde muss das DEP als Datenexport (im vorgegebenen JSON Format) vom Steuerpflichtigen bereitgestellt werden.