Sicherheitszertifikate und gesetzliche Prüfmechanismen für Registrierkassen in Österreich

In Österreich gibt es verschiedene Zertifizierungs-Dienstanbieter, die qualifizierte Signaturlösungen anbieten. Diese Anbieter stellen die notwendigen Zertifikate aus und bieten die entsprechenden technischen Lösungen für Registrierkassen an. Beispiele für solche Anbieter sind A-Trust, PrimeSign und GlobalTrust.

Die für die digitale Signatur verwendete Signaturerstellungseinheit basiert auf zertifizierten kryptographischen Verfahren. Diese Sicherheitszertifikate gewährleisten, dass die Signaturen vertrauenswürdig und fälschungssicher sind.

Regelmäßige Prüfungen und Kontrollmechanismen

Nach der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Österreich gibt es bestimmte Belegtypen, die in Zusammenhang mit der Verwendung einer Registrierkasse erstellt und elektronisch aufgezeichnet bzw. via  FinanzOnline Portal (FON) an die Behörden übermittelt werden müssen. Jeder dieser Belege hat eine spezifische Funktion im Kassensystem und dient der Sicherstellung der Transparenz und Manipulationssicherheit von Geschäftstransaktionen.

Startbeleg

Der Startbeleg wird einmalig erstellt, wenn die Registrierkasse in Betrieb genommen und die Signaturerstellungseinheit (SEE) aktiviert wird. Dieser Beleg enthält die erste Transaktion, die auch die Aktivierung der SEE signalisiert. Der Startbeleg muss innerhalb von 7 Tagen ab der Inbetriebnahme  bei der Finanzverwaltung gemeldet werden, um die Kasse zu registrieren.

Monats und Jahresbelege

Monatsbelege und Jahresbelege dienen der regelmäßigen Überprüfung der Registrierkasse. Sie haben den Zweck, die Funktionsfähigkeit der Verkettung der Transaktionen sowie der Signaturerstellungseinheit (SEE) sicherzustellen.

Monatsbeleg

Der Monatsbeleg wird nach Abschluss jedes Monats erstellt und zeigt an, dass alle Transaktionen des Monats korrekt verarbeitet und signiert wurden.

Jahresbeleg

Der Jahresbeleg ist eine Zusammenfassung aller Transaktionen des Jahres und muss am Ende des Geschäftsjahres erstellt und im Datenerfassungsprotokoll gespeichert werden. Der Jahresbeleg muss bis spätesten 15. Februar über Finanz Online an die Finanzverwaltung übermittelt und dort auf seine Richtigkeit überprüft werden.

Abschlussbeleg

Der Abschlussbeleg wird erstellt, wenn eine Registrierkasse außer Betrieb genommen wird, etwa bei einer Kassenabschaltung, einem Kassenwechsel oder der Schließung eines Geschäftsbetriebs. Dieser Beleg dokumentiert die endgültige Transaktion und zeigt an, dass die Signaturerstellungseinheit deaktiviert wird. Auch der Abschlussbeleg muss, wie der Startbeleg, über FinanzOnline gemeldet werden.

Prüfungen durch die Finanzbehörden

Die Finanzbehörden können jederzeit Prüfungen durchführen und die exportierten Daten (z. B. das DEP) analysieren, um sicherzustellen, dass keine Manipulationen vorgenommen wurden.

Diese Maßnahmen zusammen gewährleisten, dass alle in der Registrierkasse erfassten Daten gegen Manipulationen geschützt sind und jede Transaktion nachvollziehbar ist. Durch die strengen Sicherheitsvorkehrungen der RKSV wird die Integrität und Authentizität der Geschäftsdaten sichergestellt.

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